Implementasi Sistem Informasi Dan Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) Pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau

Oleh: Rahma Yunita (edit: Musdalifah)

Kementerian Agama sebagai sub sistem pemerintahan Republik Indonesia mempunyai tugas melaksanakan sebagaian tugas pemerintah di bidang agama. Dalam melaksanakan tugasnya tersebut, Kementerian Agama Provinsi Riau lebih banyak menitikberatkan pada pelayanan terhadap masyarakat di bidang agama. Seiring dengan perkembangan tuntunan pelayanan pada masyarakat yang semakin komplek, perlu terus ditingkatkan kualitas kinerja pelayanan masyarakat. Baik buruknya pelayanan yang diberikan oleh Kementerian Agama Provinsi Riau akan menentukan citra kementerian agama di masyarakat, karena dengan semakin baiknya pelayanan, maka kepuasaan dan kepercayaan akan dapat diwujudkan. 

Ibadah haji merupakan salah satu ibadah murni yang diwajibkan atas setiap muslim yang mampu. Kewajiban ini merupakan rukun Islam yang kelima. Karena haji merupakan kewajiban, maka setiap orang yang mampu, apabila tidak melaksanakannya, ia berdosa, dan apabila dilakukan ia mendapatkan pahala. Haji hanya diwajibkan sekali seumur hidup. Ini berarti bahwa apabila seseorang telah melakukan haji yang pertama, maka selesailah, kewajibannya (Shiddieqy, 2006:9).

Penyelenggara Ibadah Haji merupaka tugas Nasional yang diamanatkan oleh Undang-undang Nomer 13 tahun 2008 tentang penyelenggara ibadah haji, sebagaimana telah diubah undang-undang Nomer 34 tahun 2009, yang terus diupayakan peningkatan pelayanan dan penyempurnaan sistem manajemennya sehingga dapat berjalan tertib, lancar dan aman serta sesuai dengan tujuan syari’ah (Depag Ri, 2009: 7). 

Sebagaimana dalam penyelenggara ibadah haji itu sendiri, harus meliputi suatu perencanaan dan kebijakan yang telah di tetapkan sejak pendaftaran, pembiayaan, penyiapan akomodasi baik pemondokan maupun katering, menyiapkan tranportasi haji, pelunasan biaya penyelenggara ibadah haji, pengelompokan, pelaksanaan bimbingan dan manasik, penyelesaian dokumen dan paspor, pemvisaan serta penyiapan sumber daya pendukung dan pelaksanaan operasional haji (Depag RI, 2008: 1). 

Dalam hal pendaftaran ibadah haji itu sendiri, melalui SISKOHAT atau Sistem Komputerisasi Haji Terpadu yang dioperasikan secara bersambung (online) dengan bank penerima setoran ONH, sehingga bisa memberikan pelayanan yang prima serta kepastian kepada pendaftar calon jama’ah haji bahwa yang bersangkutan sudah sah terdaftar sebagai calon haji dan di buktikan oleh bukti setoran ONH yang dicetak secara otomatis oleh Bank Penerima Setoran (BPS) ONH/BPH pada saat itu calon jama’ah haji memperoleh nomer porsi dari siskohat. Hal ini dimaksudkan agar pelayanan pendataan dan informasi dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat, baik untuk kepentingan manajemen, jamaah haji maupun masyarakat lainnya (Depag RI, 1998: 22). 

Suatu langkah yang tepat yang telah diambil oleh Kementerian Agama dalam upaya meningkatkan pelayanan Haji adalah dengan membangun suatu Sistem Komputerisasi Haji Terpadu atau SISKOHAT, yang merupakan suatu sistem pelayanan secara on-line dan real time antara Bank Penyelenggara Penerima Setoran ONH. Kantor Wilayah Kementerian Agama di Indonesia dengan pusat Kompter di Kementerian Agama RI. Termasuk di Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Riau.

Pembangunan SISKOHAT tidak hanya dirancang dalam upaya meningkatkan pelayahan Haji yaitu melayani pendaftaran haji secara on line, lebih jauh lagi mencakup dukungan terhadap seluruh prosesi penyelenggaraan haji mulai dari pendaftaran calon haji, pemprosesan dokumen haji, persiapan keberangkatan (Embarkasi), monitoring operasional di Tanah Suci sampai pada proses kepulangan ke Tanah Air (Debarkasi). Sehingga berbagai kegiatan operasional yang sedang berlangsung terlaksana dengan baik.

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli, diantaranya :

• Haag den Keen      (1996), Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna      bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan      pemrosesan informasi.
• Martin (1999),      Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer      (perangkat keras atau lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan      informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan      informasi.
• Williams dan      Swayer (2003), Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan      komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang      membawa data, suara dan video.

Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu

SISKOHAT merupakan kependekan dari Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu. Sistem ini dibuat untuk membantu dan memudahkan pemerintah dalam hal ini adalah Kementerian Agama untuk menyelenggarakan pemberangkatan jemaah haji ke tanah suci setiap tahunnya. 

Sejarah Kementerian Agama Provinsi Riau

Semenjak terbentuknya Kantor Jawatan Agama (saat ini Kementerian Agama) Juni 1946, dalam perjalanannya hingga saat ini selalu menyesuaikan diri dengan perkembangan struktur organisasi.

Kantor Wilayah Departemen Agama (Kementerian Agama) Provinsi Riau, pada dasarnya memiliki wilayah sampai Provinsi Kepulauan Riau yang memiliki 17 Kabupaten/ Kota, yaitu 11 unit terdapat di Provinsi Riau dan 6 unit terdapat di Provinsi Kepulauan Riau. Karena perkembangan dan tuntutan serta kebutuhan masyarakat, pada tahun 2005, Provinsi Riau dimekarkan menjadi dua provinsi, yaitu Provinsi Riau dan Provinsi Kepulauan Riau.

Kantor Wilayah Kementarian Agama Provinsi Riau yang saat ini dipimpin oleh Drs. H. Ahmad Supardi Hs, MA adalah salah satu Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi yang berada di bawah Kementerian Agama RI (Pusat) yang tugas pokoknya melakukan pembinaan dan pelayanan di bidang agama dan keagamaan, sekaligus berfungsi melakukan dan menjabarkan kebijakan Menteri Agama RI. 

Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau berkedudukan di Kota Pekanbaru. Sebagai ibu kota provinsi, saat ini memiliki 12 Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ Kota, yaitu:

1. Kota Pekanbaru
2. Kota Dumai Kepala
3. Kabupaten Kampar
4. Kabupaten Pelalawan
5. Kabupaten Rokan Hulu, 
6. Kabupaten Indragiri Hulu, 
7. Kabupaten Kuantan Singingi, 
8. Kabupaten Indragiri Hilir, 
9. Kabupaten Bengkalis, 
10. Kabupaten Siak, 
11. Kabupaten Rokan Hilir. 
12. Kabupaten Kepulauan Meranti 

Visi dan Misi

Visi: Terwujudnya Masyarakat Provinsi Riau Yang Taat Beragama, Rukun, Cerdas, Berbudaya dan Sejahtera yang Tercermin dalam Kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa dan Bernegara.

Misi: 

1. Mewujudkan Masyarakat Provinsi Riau yang Taat Menjalankan Ajaran Agamanya,
2. Mewujudkan Masyarakat Provinsi Riau yang Rukun, Toleran dan Berbudaya;
3. Mewujudkan Madrasah, Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan yang Berkualitas dan Terkemuka di Provinsi Riau;
4. Mewujudkan Pelayanan Kehidupan Beragama yang Prima Kepada Masyarakat;
5. Mewujdukan Tata Kelola Pemerintahan yang Bersih dan Berwibawa serta Menjadi Percontohan di Provinsi Riau.

Tema Kerja

Ciptakan Image yang Sempurna

Motto Kerja

Ramah, Amanah dan Tegas

Sifat Kerja

Sungguh-Sungguh, Teliti dan Kreatif

Tujuan

Tujuan yang hendak dicapai oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau berdasarkan visi dan misi yang telah ditetapkan adalah terwujudnya masyarakat Provinsi Riau yang taat menjalankan ajaran agama, memiliki sikap toleransi antar dan inter umat beragama, cerdas dan mandiri, berbudaya dan maju serta sejahtera yang tercermin dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

Tugas Pokok dan Fungsi

Kementerian Agama mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agama untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. 

Struktur 

Struktur Kantor Wilayay Kementerian Agama Provinsi Riau Berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI No. 13 Tahun 2012 Tipologi A

1. Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau
2. Bagian Tata Usaha Bidang Pendidikan Madrasah
3. Bidang  Pendidikan Agama dan Keagamaan Islam
4. Bidang Penyelenggaraan Haji& Umrah
5. Bidang Urusan Agama Islam & Pemberdayaan Syariah
6. Bidang Penerangan Agama Islam, Zakat & Wakaf
7. Pembimbing Masyarakat Kristen
8. Pembimbing Masyarakat Katolik
9. Pembimbing Masyarakat Hindu
10. Pembimbing Masyarakat Budha

Tugas dan Fungsi Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah

Bidang ini bertugas melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan sistem informasi di bidang penyelenggaraan haji dan umrah berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama.

Dalam melaksanakan tugas Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah menyelenggarakan fungsi:

1. Penyiapan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang penyelenggaraan haji dan umrah;
2. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang pendaftaran, dokumen, akomodasi, transportasi, perlengkapan haji, pengelolaan keuangan haji, pembinaan jemaah haji dan umrah, serta pengelolaan sistem informasi haji dan umrah; dan
3. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang penyelenggaraan haji dan umrah.

Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah terdiri dari:

a). Seksi Pendaftaran & Dokumen Haji 

b). Seksi Pembinaan Haji & Umrah

c). Seksi Akomodasi, Transportasi & Perlengkapan Haji

d). Seksi Pengelolaan Keuangan Haji 

e). Seksi Sistem Informasi Haji

Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu

Pada akhir tahun 1996, Kementerian Agama mulai membangun host untuk SISKOHAT yang tetap tersambung dengan BPS BPIH. Sampai saat ini, jaringan yang tersambung dengan SISKOHAT meliputi 24 BPS BPIH, 12 embarkasi, 33 Kantor Wilayah Kementerian Agama di tiap provinsi, 246 kantor Kementerian Agama kabupaten/kota, dan kantor Staf Teknis Urusan Haji Arab Saudi.

Pengembangan SISKOHAT mulai dilakukan pada tahun 1999 hingga saat ini dengan semakin memperluas jaringan. Tahun 2017, sistem ini sudah dilengkapi dengan sistem biometrik. Tugas dan fungsi SISKOHAT ini meliputi entry data pendaftaran haji, pembuatan database dokumen haji, akuntansi BPIH, database transportasi haji, database penempatan pemondokan jemaah, informasi publik (bisa diakses secara publik), sistem informasi kesehatan haji, dan database petugas haji.

Dengan bantuan SISKOHAT, masyarakat kini lebih mudah untuk mengecek daftar tunggu haji. Mereka tidak lagi harus mendatangi kantor Kementerian Agama atau kantor penyelenggara haji. Cukup dengan membuka situs informasi keberangkatan haji, calon jemaah bisa melihat namanya ada di urutan ke berapa dari daftar tunggu keberangkatan. Cara mengecek daftar tunggu haji dengan sistem online adalah dengan membuka alamat Kementerian Agama yakni www.haji.kemenag.go.id, kemudian pilihlah menu ‘basis data’, kemudian ketikkan nomor porsi yang dimiliki oleh jemaah haji, dan terakhir tekan tombol ‘cari’. Daftar tunggu haji bisa dilihat pada halaman tersebut setelah data riwayat calon jemaah haji.

Penjelasan yang diberikan dalam bentuk perkiraan tahun keberangkatan (tahun hijriyah) dan urutan antrian provinsi dan kabupaten. Pada menu basis data ini, kita juga bisa membaca tabel daftar tunggu yang diurutkan berdasarkan nama provinsi/kabupaten/kota, lengkap dengan kuota yang diberikan, daftar tunggu sampai tahun berapa, dan jumlah total pendaftar. Misalnya di Provinsi Riau daftar tunggu sudah mencapai 15 hingga 20 tahun jika mendaftar tahun 2017.

SISKOHAT Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan sistem jaringan, pengembangan database haji, dan pelayanan informasi haji. SISKOHAT memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Pelaksanaan pengelolaan sistem jaringan 
2. Pelaksanaan pengembangan database haji (jumlah jamaah, usia jamaah, jenis kelamin, pekerjaan jamaah, masa tunggu jamaah, status dan lainnya)
3. Pelaksanaan pelayanan haji

Khusus SISKOHAT Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau, fungsinya untuk mengontol proses pendaftaran, melakukan pengecekan porsi, pembatalan, dan proses pelaksanaan haji setiap tahunnya. Untuk proses pendaftaran, hanya mencakup pendaftaran haji khusus (Haji Plus), untuk reguler dilakukan di SISKOHAT Kemenag Kabupaten/ Kota.

Hambatan 

Dalam pelaksanaan SISKOHAT ada beberapa hambatan yang terjadi. 

1. Dari segi teknologi bila terjadi kerusakan pada komputer servernya, yaitu penyimpanan keseluruh database haji. 
2. Persoalan jaringan internet, sehingga akses untuk masuk ke akun SISKOHAT sering terhambat.
3. Dari teknis pelaksanaan, kurangnya SDM untuk mengelola SDM

Keimpulan 

Berdasarkan tulisan yang berkenaan dengan Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu SISKOHAT pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau, maka dapat disimbulkan bahwa:

1. SISKOHAT adalah sistem aplikasi untuk mengolah seluruh data perhajian di Indonesia yang sudah berbasis teknologi informasi, yang bertugas mengatur pendaftran, database dokumen haji, akuntansi BPIH, database transportasi haji dan sebagainya.
2. Mekanisme pelaksanaan SISKOHAT mencakup jaringan terkoneksi.
3. SISKOHAT melahirkan transparansi dalam penyelenggaraan ibadah haji, dengan data yang terkoneksi dan tidak bisa diacak untuk menaikkan dan menurunkan porsi. Porsi keberangkatan tetap sesuai dengan daftar urut pendaftaran jamaah. 

Saran

           Adapun saran untuk Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau:

1. Pihak Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau hendaknya melengkapi keterbatasan sarana dan prasarana serta SDM dalam rangka memaksimalkan fungsi SISKOHAT.
2. Adanya sosialisasi kepada masyarakat mengenai keberadaan SISKOHAT Kantor Wilayah Kementerian Agama yang menyajikan data jamaah haji atau akses situs Kementerian Agama yang menyajikan kolom pengecekan porsi keberangkatan haji. (februari, riau.kemenag.go.id)

***Alumni UIN Suska Riau