PENGELOLAAN KINERJA DILINGKUNGAN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI RIAU

Oleh: Andriandi Daulay

KETUA TIM PENGELOLA KINERJA

Analis Kepegawaian Ahli Madya

Memasuki awal tahun 2023, bagi Aparatur Sipil Negara mengisyaratkan bahwa penyampaian Perencanaan Dokumen Kinerja ASN Tahun 2023 wajib tersaji. Penetapan serta klarifikasi ekspektasi dalam perencanaan kinerja mengakomodir target, capaian, hasil dan manfaat yang dicapai serta perilaku PNS. Dalam hal tersebut dilakukan kegiatan dialog kinerja untuk menetapkan dan mengklarifikasi ekspektasi pimpinan terhadap peran pegawai ASN dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

Menyikapi Transisi Manajemen Kinerja Pegawai ASN tersebut, Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau secara masif melakukan Kegiatan pembinaan dan Sosialisasi Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN. Penilaian Kinerja PNS yang diatur Permenpan RB Nomor 8/2021, bertransformasi ke Permenpan RB Nomor 6/2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN. Sistem Manajemen Kinerja ini ditetapkan untuk dilaksanakan oleh seluruh PNS Kementerian Agama dalam rangka meningkatkan kinerja yang menjadi salah satu Pilar dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi Kementerian Agama.

Berdasarkan data yang disampaikan melalui tautan Google Form beberapa minggu lalu, terdapat 126 responses dalam penyampaian Upload Dokumen Evaluasi Kinerja Tahun 2022 dari 159 PNS Kanwil Kemenag Provinsi Riau. Artinya dari jumlah PNS yang ada, terdapat 79,24 % PNS yang telah menyampaikan Dokumen umpan balik berkelanjutan berdasarkan Bukti Dukung, sedangkan 20,76 % PNS belum menyajikan dokumen dimaksud.

Tindaklanjut Pengelolaan Kinerja dilingkungan Kanwil Kemenag Provinsi Riau, Kepala Kantor menetapkan Keputusan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau Nomor 3 Tahun 2023 tentang TIM Pengelola Kinerja dan TIM Penilai Kinerja PNS Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau, yang ditetapkan tanggal 06 Januari 2023. Salah satu tujuan dibentuknya TIM Pengelola Kinerja dan TIM Penilai Kinerja PNS untuk memberikan kemudahan kepada seluruh PNS dalam melakukan penyusunan, pelaksanaan, penilaian, dan penetapan hasil penilaian Kinerja PNS, dan pendokumentasian seluruh prosesnya.

Tugas dan Tanggung Jawab TIM Pengelola Kinerja yang tertuang dalam Keputusan tersebut meliputi: a. Memantau dan Reviue pelaksanaan Sasaran Kinerja Pegawai Negeri Sipil Tahun 2022, dan b. Melakukan Pendampingan Proses Penyusunan Rencana SKP PNS tahun 2023. TIM Pengelola Kinerja dan TIM Penilai Kinerja, berkewajiban menjamin objektivitas yang didasarkan pada sistem prestasi dan sistem karier, sehingga terwujudnya penilaian kinerja PNS secara objektif, terukur, akuntabel, partisipatif dan transparan. TIM Pengelola Kinerja melibatkan dari unsur Kepegawaian dan Perencanaan Kanwil Kemenag Provinsi Riau, sedangkan TIM Penilai Kinerja terdiri dari Unsur JPT Pratama dan Pejabat Administrator.

Mekanisme Pengelolaan Kinerja

Pasal 2 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan RB) Nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai Aparatur Sipil Negara membahas Pengelolaan kinerja Pegawai dilaksanakan untuk pencapaian tujuan dan sasaran organisasi melalui: a. peningkatan kualitas dan kapasitas Pegawai; b. penguatan peran Pimpinan; dan c. penguatan kolaborasi antara Pimpinan dengan Pegawai, antar-Pegawai, dan antara Pegawai dengan pemangku kepentingan lainnya. Prinsip dasar dalam pengelolaan kinerja, meliputi: a. Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN tidak hanya sekedar menilai kinerja (Performance Appraisal) tetapi sebagai instrumen pola pengembangan Kinerja Pegawai (Performance Development), b. Pengelolaan Kinerja tidak hanya merencanakan diawal dan mengevaluasi diakhir, melainkan focus pada pemenuhan Ekspektasi Pimpinan (Pejabat Penilai), c. Pentingnya Intensitas Dialog Pimpinan dan Pegawai dalam pengelolaan Kinerja, d. Kinerja Individu mendukung keberhasilan Kinerja Organisasi yang telah ditetapkan berdasarkan Perjanjian Kinerja, e. Kinerja Pegawai mencerminkan Hasil Kerja bukan sekedar uraian tugas serta perilaku yang ditujukan selama bekerja dan berinteraksi dengan orang lain.

Empat Tahapan dalam Pengelolaan Kinerja, diuraikan sebagai berikut:

1. Penetapan dan Klarifikasi Ekspektasi dalam perencanaan Kinerja Tahun 2023.

Penyusunan SKP dilaksanakan secara berjenjang setiap tahun dengan ketentuan: SKP JPT Pratama disusun berdasarkan rencana strategis dan perjanjian kinerja, dengan ketentuan: rencana kinerja diambil dari sasaran kegiatan; Indikator Kinerja Individu diambil dari indikator kinerja sasaran kegiatan; dan Target diambil dari perjanjian kinerja.

SKP Pejabat Administrator pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi disusun berdasarkan SKP JPT Pratama, dengan ketentuan: rencana kinerja atasan langsung diambil dari Indikator Kinerja Individu atasan langsung; rencana kinerja diisi dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan; aspek, paling sedikit diisi dengan aspek Kuantitas, dapat ditambah dengan aspek Kualitas, Biaya, dan Waktu. Penilaian aspek Biaya dilakukan hanya kepada pimpinan Satuan Kerja; Indikator Kinerja Individu diisi dengan Target Yang akan dicapai; dan Target diisi dengan satuan volume.

SKP Pejabat Fungsional pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi disusun berdasarkan SKP JPT Pratama, dengan ketentuan: rencana kinerja atasan langsung/satuan kerja diambil dari Indikator Kinerja Individu atasan langsung, rencana kinerja diisi dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan; aspek, paling sedikit diisi dengan aspek Kuantitas, dapat ditambah dengan aspek Kualitas, Biaya, dan Waktu; Indikator Kinerja Individu diisi dengan Target yang akan dicapai; dan Target diisi dengan satuan volume.

SKP Pejabat Pelaksana disusun berdasarkan SKP Pejabat Administrator (pimpinan), dengan ketentuan: rencana kinerja atasan langsung/ satuan kerja diambil dari Indikator Kinerja Individu atasan langsung, rencana kinerja diisi dengan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan; aspek, paling sedikit diisi dengan aspek Kuantitas, dapat ditambah dengan aspek Kualitas, Biaya, Dan Waktu; Indikator Kinerja Individu diisi dengan Target yang akan dicapai; dan Target diisi dengan satuan volume.

PNS menyusun SKP berdasarkan kesepakatan dengan Pejabat Penilai Kinerja PNS setelah direviu Oleh Pengelola Kinerja paling Iambat akhir bulan Januari setiap tahun berjalan. Dialog kinerja untuk menetapkan dan mengklarifikasi ekspektasi pimpinan terhadap peran pegawai dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi

2. Pengembangan Kinerja Pegawai Melalui Umpan Balik Berkala (On Going Feedback) dalam pelaksanaan, pemantauan, dan pembinaan kinerja.

SKP yang telah disusun dan disepakati ditandatangani oleh PNS dan ditetapkan oleh Pejabat Penilai Kinerja PNS pada setiap tahun pada bulan Januari. Dalam hal Pejabat Penilai Kinerja PNS belum menetapkan SKP sampai dengan akhir bulan Januari maka SKP dapat ditetapkan oleh Tim Pengelola Kinerja. PNS yang mengalami perpindahan tugas (mutasi, rotasi, dan promosi) maka SKP di tempat tugas yang baru disusun sesuai dengan tugas dan fungsi di tempat tugas yang baru, atau meneruskan SKP pegawai lama yang jabatannya digantikan saat ini. Selanjutnya ditetapkan oleh Pejabat Penilai Kinerja PNS di tempat tugas yang baru. Setiap PNS melaksanakan SKP yang telah ditetapkan dan mendokumentasikan Dokumen umpan balik berkelanjutan berdasarkan Bukti Dukung setiap bulannya. Ruang Dialog kinerja untuk memberikan feedback (umpan balik) terhadap hal-hal yang sudah baik atau hal-hal yang perlu diperbaiki pegawai kapanpun dibutuhkan.

3. Evaluasi Kinerja Pegawai dalam Penilaian Kinerja.

Pejabat Penilai Kinerja PNS dan Tim Pengelola Kinerja melakukan pemantauan pelaksanaan SKP setiap 3 (tiga) bulan, dengan ketentuan, meliputi: pemantauan SKP bulan Januari-Maret dilaksanakan pada bulan April; pemantauan SKP bulan April-Juni dilaksanakan pada bulan Juli; pemantauan SKP bulan Juli-September dilaksanakan pada bulan Oktober; dan pemantauan SKP bulan Oktober-Desember dilaksanakan pada bulan Januari tahun berikutnya.

Hasil Evaluasi kinerja dalam pelaksanaan SKP yang didasarkan bukti objektif dapat memuat rekomendasi perubahan SKP. Perubahan SKP dapat dilakukan apabila terjadi: perubahan Target Kinerja; perubahan alokasi anggaran; perubahan struktur organisasi dan tata kerja; perubahan jabatan; PNS mengalami sakit terus menerus atau cuti selama lebih dari 1 (satu) bulan; PNS melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan unit kerja yang menyebabkan PNS tidak dapat melaksanakan tugas dan fungsinya yang waktunya lebih dari 1 (satu) bulan, meliputi: pengembangan kompetensi; dan/ atau penugasan untuk mewakili institusi dan/atau Negara, Perubahan kebijakan; dan/ atau Kondisi tertentu lainnya.

TIM Pengelola Kinerja dan PNS mengukur pelaksanaan SKP yang dicapai setiap bulan untuk mengetahui tingkat ketercapaian Target Kinerja. Pengukuran dilakukan dengan membandingkan antara Capaian Kinerja dengan Target Kinerja pada bulan yang sama dari rencana Target yang harus dicapai pada kurun waktu yang ditetapkan. Pengukuran Kinerja dilakukan terhadap: SKP dengan membandingkan Realisasi SKP dengan Target SKP sesuai dengan perencanaan kinerja yang telah ditetapkan; dan Perilaku kerja dengan melakukan penilaian perilaku kerja. Hasil pemantauan pelaksanaan SKP dilakukan oleh Pejabat Penilai Kinerja PNS atau Tim Pengelola Kinerja. Evaluasi kinerja pegawai dalam siklus pendek (short cycle/ kuartal) dan siklus penuh (full cycle/ tahunan)

4.  Pemberian Penghargaan Berdasarkan Kinerja Pegawai

Pembinaan kinerja PNS dilakukan secara berkesinambungan untuk menjamin pencapaian Target Kinerja yang ditetapkan dalam SKP. Pembinaan Kinerja meliputi Bimbingan Kinerja dan Konseling Kinerja. Bimbingan Kinerja, Bimbingan Kinerja dilakukan oleh: Pejabat Penilai Kinerja PNS; atau pejabat fungsional dan/atau tenaga profesional yang memiliki kompetensi di bidang manajemen kinerja yang diberikan penugasan khusus oleh pimpinan Satuan Kerja.

Bimbingan Kinerja dapat dilakukan secara individual atau kelompok dalam bentuk pendampingan dan/atau tutorial. Pelaksanaan Bimbingan Kinerja wajib didokumentasikan dan hasilnya disampaikan kepada atasan Pejabat Penilai Kinerja PNS.

Konseling Kinerja, Konseling Kinerja diberikan kepada PNS yang mempunyai permasalahan Perilaku Kerja. Konseling Kinerja dilakukan secara individual dengan memperhatikan kerahasiaan dan tanggung jawab. Konseling Kinerja dilakukan oleh konselor independen yang ditetapkan oleh pimpinan Satuan Kerja. Selain konselor independen, konseling kinerja dapat dilakukan oleh: Pejabat Penilai Kinerja PNS yang mendapatkan pelatihan konseling; atau Pejabat yang mempunyai fungsi memberikan konseling.

Hasil Konseling Kinerja dilaporkan oleh: Konselor independen kepada PyB atau pimpinan Satuan Kerja yang membidangi kepegawaian; Pejabat Penilai Kinerja PNS kepada atasan dari pejabat penilai Kinerja PNS; atau Pejabat yang mempunyai fungsi memberikan konseling kepada atasan langsung.

Hasil Konseling Kinerja: a. Dapat disampaikan oleh atasan langsung kepada PNS yang bersangkutan; dan b. Dapat dijadikan sebagai pertimbangan bagi PyB atau pimpinan Satuan Kerja yang membidangi kepegawaian untuk menentukan tindak lanjut yang dibutuhkan berupa bimbingan, pelatihan, penugasan khusus, diusulkan mutasi, dan/atau direkomendasikan untuk diproses penjatuhan hukuman disiplin.

Penghargaan Berdasarkan Kinerja Pegawai Pimpinan Satuan Kerja memberikan pengakuan/penghargaan atas keberhasilan kinerja pegawai dilingkungan kerjanya. Dokumen Penilaian Kinerja PNS digunakan sebagai: Identifikasi dan merencanakan kebutuhan pendidikan dan/ atau pelatihan; mengembangkan kompetensi; mengembangkan karier; pemberian tunjangan; pertimbangan mutasi dan promosi; memberikan penghargaan dan pengenaan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan/ atau menindaklanjuti permasalahan yang ditemukan dalam penilaian SKP dan Perilaku Kerja PNS.

Tugas dan Tanggungjawab TIM Pengelola Kinerja

TIM Pengelola Kinerja adalah TIM yang dibentuk berdasarkan (Keputusan) Pimpinan Satuan Kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi pengelolaan kinerja PNS. Dalam melaksanakan Tugasnya disampaikan Surat Perintah dalam pembagian Peran sebagai Ketua TIM dan Anggota TIM Pengelola Kinerja. Teknis dalam hal pencapaian Kinerja TIM Pengelola Kinerja, ditetapkan Tugas dan Tanggung Jawab Ketua TIM Pengelolaan Kinerja, sbb: a. Membagi peran anggota TIM Pengelola Kinerja;b. Menyusun rincian pelaksanaan kegiatan; c. Melakukan berbagai aktivitas untuk mewujudkan target kinerja; d. Ketua Tim mengkoordinasikan kegiatan; e. Melakukan pertemuan rutin; f. Membuat laporan rutin pencapaian target yang dikumpulkan dari Anggota TIM Pengelola Kinerja; g. Konsultasikan permasalahan dengan pemberi tugas; h. Memastikan semua peran dalam tim berjalan baik. Sedangkan Tugas dan Tanggung Jawab Anggota TIM Pengelolaan Kinerja, sbb: a. Anggota Tim melaksanakan kegiatan sesuai tugas, b. Memberikan ide & masukan, c. Membuat laporan rutin, d. Mengkonsultasikan permasalahan dengan Ketua Tim, e. Menyelesaikan pencapaian target individu; f. Mengidentifikasi permasalahan Kinerja PNS, g. Membantu penyiapan laporan, h. Menyampaikan laporan individu kepada Ketua Tim.

Mengakomodir Mekanisme Evaluasi Kinerja Pegawai TIM Pengelola Kinerja dapat disampaikan melalui tautan link: https://bit.ly/EVALUASIKINERJATIMPENGELOLAKINERJA dan Perencanaan Kinerja Pegawai melalui link: https://bit.ly/DOKUMENRENCANASKP.  Sedangkan dalam penyampaian Panduan dalam pelaksanaan Mekanisme Evaluasi Kinerja dan Perencanaan Pegawai TIM Pengelola Kinerja dapat mengakses melalui tautan link: https://bit.ly/Modulpengelolaankinerjapns2023

Ketua TIM Pengelola Kinerja, berkewajiban mengawal pengelolaan kinerja sesuai tertuang dalam Permenpan RB Nomor 6/ 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai ASN, yaitu: a. Peningkatan kualitas dan kapasitas Pegawai; b. Penguatan peran Pimpinan; dan c. Penguatan kolaborasi antara Pimpinan dengan Pegawai, antar-Pegawai, dan antara Pegawai dengan pemangku kepentingan lainnya. Mengapresiasi hal tersebut, ini adalah salah satu upaya cara kerja dan hubungan tata kerja Pegawai dalam kerangka pengelolaan kinerja Pegawai dilaksanakan melalui suatu sistem kerja pola penugasan untuk penetapan dan klarifikasi Ekspektasi Pimpinan.

Tugas dan Tanggungjawab TIM Penilai Kinerja PNS

 TIM Penilai Kinerja adalah TIM yang dibentuk oleh pejabat yang berwenang untuk memberikan pertimbangan kepada pejabat pembina kepegawaian atas usulan pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam jabatan, pengembangan kompetensi, serta pemberian penghargaan bagi PNS. Penilaian Kinerja PNS dilakukan Oleh Pejabat Penilai Kinerja PNS. Pejabat Penilai Kinerja PNS mempunyai tugas: menetapkan SKP PNS setelah mendapat reviu dari Pengelola Kinerja; melakukan Pemantauan Kinerja; memberikan Bimbingan Kinerja; melakukan penilaian unsur SKP; melakukan penilaian unsur Perilaku Kerja; dan menetapkan nilai kinerja pegawai. Dalam hal Pejabat Penilai Kinerja berhalangan, penilaian kinerja PNS dilakukan Oleh atasan dari pejabat Penilaian Kinerja PNS secara berjenjang. Atasan Pejabat Penilai Kinerja PNS dapat mendelegasikan kewenangan Penilaian Kinerja PNS kepada Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.).

Tim Penilai Kinerja pada Satuan Kerja Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi, mempunyai tugas memberikan pertimbangan atas hasil penilaian kinerja pejabat fungsional dan pejabat administrasi pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi, Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota, Madrasah Aliyah Negeri, Sekolah Menengah Teologi Kristen Negeri, dan Sekolah Menengah Agama Katolik Negeri, Madrasah Aliyah Kejuruan Negeri. Susunan keanggotaan tim terdiri atas: Ketua, dijabat oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi; Sekretaris, dijabat oleh Kepala Bagian Tata Usaha; dan 3 Anggota terdiri atas: Kepala Bidang, Pembimbing Masyarakat, Pengawas di bidang kepegawaian, dan pejabat fungsional keahlian di bidang kepegawaian; Pejabat Fungsional Keahlian jenjang Madya, Pejabat Fungsional Keahlian jenjang Muda, atau Pejabat Fungsional Keahlian jenjang Pertama yang membidangi kepegawaian; dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama dan Auditor Ahli Madya atau Auditor Ahli Muda pada satuan kerja yang membidangi pengawasan.  

Penetapan Penilaian Kinerja, Penetapan penilaian kinerja PNS dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:

Penilaian SKP paling sedikit dilakukan terhadap aspek Kuantitas, dapat ditambah dengan aspek Kualitas, Biaya, dan Waktu. Pelaporan dan pemantauan kinerja Pegawai untuk pemberian Umpan Balik Berkelanjutan dan Pola evaluasi kinerja Pegawai oleh TIM Pengelola Kinerja dan TIM Penilai Kinerja PNS Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Riau sangat menentukan Pengelolaan Kinerja berjalan dengan baik.

Peraturan-peraturan yang digunakan:

1. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 77, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6340);
2. Peraturan Presiden Nomor 83 Tahun 2015 Tentang Kementerian Agama (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 168);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Kinerja Pegawai Aparatur Sipil Negara (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2022 Nomor 155);
4. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 912 Tahun 2021 tentang Sistem Manajemen Kinerja Pegawai Negeri Sipil Pada Kementerian Agama;
5. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 1179 Tahun 2022 tentang Sistem Kerja Kementerian Agama;
6. Surat Edaran Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2022 tentang Dokumen Penilaian Kinerja dalam usul Persetujuan/Pertimbangan Teknis Kenaikan Pangkat PNS. (***)