Rabu, 8 Agustus 2012
Manajemen Praktis Petugas Haji Kloter

Oleh: Oleh: H. Anasri, M. Pd

Musim haji tahun 1433 H/2012 tidak berapa lama lagi akan dimulai . Sekitar Bulan September 2012, para tamu Allah dari seluruh penjuru dunia akan memenuhi sesak Kota Madinah dan Mekkah sebagai pusat pelaksanaan Haji yang telah disyariatkan Allah semenjak Nabi Ibrahim as.

Sudah menjadi kebijakan pemerintah RI, untuk memberikan pelayanan, kenyamanan dan keamanan jemaah calon haji melaksanakan seluruh proses ibadah haji, pemerintah menyertakan petugas-petugas yang dikenal dengan istilah Petugas Haji Kloter dan Petugas Haji Non Kloter. Petugas Kloter adalah petugas yang menyertai Jemaah Calon Haji dalam kelompok terbang, mulai dari embarkasi kembali ke debarkasi. Sedangkan petugas non kloter, adalah petugas yang tidak bersama dengan jemaah, khusus bertugas di Daerah Kerja (Daker) dan Sektor baik di Mekkah, Madinah, Jeddah, dan Armina.

Sebagai seseorang yang pernah menjadi petugas haji Kloter, tahun 2008 dan tahun 2011 alhamdulillah keduanya sebagai petugas TPHI (Ketua Kloter), saya ingin bagi-bagi pengalaman (sharing Idea), bagi-bagi kiat, dengan harapan dapat menjadi salah satu alternatif bagi kawan-kawan yang bernasib sama sebagai petugas haji tahun 2012 ini.

Musim Haji 2008Catatan ringan ini saya mulai dari pengalaman sebagai Ketua Kloter tahun 2008. Musim haji tahun 2008 adalah musim haji yang paling berkesan, paling menantang, dan sumber inspirasi untuk musim haji tahun 2011. Mengapa berkesan? Dari 11 orang Ketua Kloter, saya termasuk salah seorang dari 3 orang yang belum pernah naik haji, sehingga harus kejar sana kejar sini cari informasi tentang seluk beluk pelaksanaan haji. Mengapa menantang? Dalam sejarah haji Indonesia, pemukiman haji yang paling jauh adalah musim haji 2008, Kloter kami waktu itu adalah kloter 6 embarkasi Batam ditempatkan di daerah Ka’kiyah, sekitar kurang lebih 13 Km dari Mesjidil Haram di Mekkah (berdekatan dengan Jabal Qurban). Begitu juga di Madinah, kami ditempatkan di Hotel yang jaraknya dari Mesjid Nabawi lebih kurang 2 km. Dapat dibayangkan, petugas akan lebih banyak mengurus tranportasi Jamaah dibandingkan dengan persiapan Manasik hajinya. Sekedar ilustrasi, di Mekkah, untuk pergi shalat subuh ke Mesjidil Haram, petugas harus sudah bangun jam 01.30 menghubungi Sektor untuk mendapatkan Bus mengantar jemput JCH. Jangan coba-coba petugas tidak mencarikan BUS, hehee, walau JCH, sumpah serapah, kuna menguna, kepetugas, ke kementerian Agama, masya Allah, tidak sanggup di dengarkan. Begitu juga di Madinah, petugas harus mencarikan JCH mobil angkutan carteran isi 20 orang untuk menjaga agar setiap JCH tidak terputus shalat Arba’in nya.

Bagaimana dengan penempatan JCH di hotel? Yang satu ini lebih menantang lagi. Di Madinah Kloter 6 ditempatkan di 3 hotel yang berbeda dimana jarak antar hotel sekitar 1 km. Lalu di Mekkah bagaimana? Memang hanya pada 2 hotel, tetapi yang tidak terbayang sebelumnya adalah jaraknya, hampir 2 km. Dapat dibayangkan betapa kekompakan, keharmonisan, dan koordinasi para petugas, apalagi petugas kesehatan, dituntut benar benar sampai ke nilai tertinggi dari kata kompak, harmonis dan kordinasi itu.

Mengapa sumber inspirasi?Kloter 6 BTH, ternyata berasal dari dua kabupaten/kota yang berbeda, 3 rombongan berasal dari Kota Pekanbaru, 7 rombongan berasal dari Kabupaten Indragirihilir. Menyatukan dua karakter budaya yang berbeda dalam waktu yang singkat, butuh perjuangan dan siasat yang jitu. Mengelola banyak manusia yang berbeda tingkat pendidikan, harus menempatkan diri sebagai pelayan yang bener bener sebagai pembantu. Dari keanekaragaman sifat, tuntutan, dan budaya, melahirkan inpirasi baru bagaimana mengelola banyak orang. Pengalaman ini sangat memberikan inspirasi menjadi Ketua Kloter musim haji 2012.

Musim Haji 2011Setelah melalui rangkaian seleksi ketat sebagai petugas haji, Allah mentaqdirkan saya kembali menjadi petugas untuk musim haji 2011, menjadi ketua kloter atau TPHI. Entah karena kebetulan atau memang sudah tertulis di lauful mahfudz, nomor kloter embarkasi masih Kloter 6 BTH, atau kloter pertama untuk provinsi Riau.

Pengalaman yang terjadi di musim haji tahun 2008, bak berbanding terbalik dengan musim haji 2011. Dimulai dari Asal JCH yang satu daerah, dari Kota Pekanbaru saja, Petugas yang sama sama dari Pekanbaru, Hotel di Madinah dan Mekkah lebih dekat dan satu hotel penempatan, tingkat pendidikan yang merata antar JCH sampai kepada lebih seringnya komunikasi dengan para ketua rombongan. Berbagai pengalaman pahit yang dialami tahun 2008, sepertinya males mendekat dengan kloter 6 ini. Bukan maksud membanggakan, tapi hanya ingin menginformasikan saja, pengalaman yang kami rasakan sebagai petugas, berdasarkan apa yang didapat oleh Jemaah, ada jemaah yang bilang, mereka seperti hampir-hampir seperti naik haji plus, begitu jelas informasi yang mereka terima, kompaknya antar seluruh perangkat kloter, dan fullnya ibadah yang mereka lakukan. Puncak dari itu semua, ketika pertemuan terakhir di Aula Kepulangan Asrama Haji Batam, sesuatu yang tidak kami bayangkan sedikitpun, seluruh jemaah sepakat, dalam acara tersebut mereka memberikan kami petugas kloter 6, apresiasi yang begitu tulus, ucapan terima kasih dan penghargaan di depan Gubernur Riau yang saat itu di wakili oleh Kakanwil Kementerian Agama Provinsi Riau. Sungguh kami merasakan kebahagiaan yang tiada dapat dilukiskan, ketika pelayanan yang diberikan, ternyata membuat mereka senang dan memperoleh kebahagiaan dalam melaksanakan ibadah haji mereka. Sekali lagi sungguh merupakan anugerah terindah yang kami rasakan bersama sesama petugas kloter 6 BTH.Walau demikian, yang ingin saya kemukakan disini, bukanlah faktor lebih baik dan berbanding terbalik pengalaman pada tahun 2008 dan 2011. Tapi apa, yang ingin diberikan garis bawahnya adalah Bagaimana Manajemen Petugas melayani JCH. Lebih tegasnya, kiat-kiat sederhana (kalau tidak setuju dinamakan kiat sukses) sebagai petugas haji kloter.

>Manajemen Petugas Haji (ketua Kloter) Pengalaman yang begitu berat jadi petugas haji tahun 2008, memberikan motivasi bagi saya untuk bagaimana menjadikannya sangat berharga pada tahun 2011. Ada beberapa kiat yang ditempuh untuk memberikan full service kepada jemaah haji, yakni: 1. Pertama yang harus diyakini oleh seluruh petugas adalah bahwa adalah benar hadits Nabi yang mengatakan Innamal A’malu binniyah, sesungguhnya perbuatan itu bermula dari niatnya. Mulailah dengan niat lillahitaala, hanya karena Allah kita jadi petugas bukan karena siapa-siapa dan apa-apa. Tanamkan dalam diri, jiwa dan sanubari hanya karena Allah, kita ingin memberikan pelayanan terbaik kepada jemaah. Kita akan gelisah, tidak bisa nyaman, belum bisa makan apabila ada jemaah yang tidak dapat penginapan, tidak dapat makan, tidak bisa pulang ke hotel karena sesat, bayangkan itu. 2. Mulailah kebersamaan, kekompakan dan merasa satu keluarga antar sesama petugas. Hilangkan hijab jabatan dalam kelompok, jangan pernah berkata aku, tetapi sebutlah kami. Jalin komunikasi positif antar petugas, jika memungkinkan, silaturrahim dimulai ketika sudah diumumkan kelompok petugas untuk masing-masing kloter. Silaturrahim akan menimbulkan saling simpati dan empati yang bertujuan untuk mencapai tujuan pelayanan sukses kepada jemaah. Musyawarahkan pembagian tugas yang proporsional, buat job description (pembagian tugas yang jelas) namun tetap saling membantu. Buat jadwal kegiatan yang ditail, mulai dari embarkasi sampai debarkasi. Kumpulkan informasi untuk mendapatkan kepastian jadwal keberangkatan, penginapan (kapasitas dan letaknya), transportasi darat dan jadwal bimbingan manasik dan pelayanan kesehatan. 3. Jalin komunikasi sedini mungkin dengan jemaah. Paling kurang mendapatkan informasi nomor telepon para ketua rombongan, bahkan sampai ke ketua regu. Nomor HP yang dimiliki oleh petugas sampai kepada nomor HP di Tanah Suci. Adakan pertemuan awal sebelum keberangkatan, minimal 1 kali di daaerah jemaah, syukur-syukur satu daerah asal. Bahas kesepakatan kloter, seperti kepanitiaan kloter, hal-hal yang berkenaan dengan perjalanan, makan, dan penginapan. Hindari menggurui atau menekan pemikiran jemaah. Berikan pilihan-pilihan yang sebelumnya dijelaskan substansi apa yang dipilih, seperti masalah DAM, Iuran kelompok untuk Ba’sis (Tip Pemandu/sopir), pelaksana Manasik dan Wukuf. Yang perlu jadi catatan, berdayakan jemaah yang memiliki kemampuan, apakah sebagai pentausiah, imam, atau juru bahasa, ini sangat penting untuk kebersamaan dan kenyamanan kloter, jika tidak akan ada firqoh-firqoh atau diskusi-diskusi panjang yang tak ada kesudahannya, bahkan cendrung menimbulkan masalah baru. 4. Kenali tantangan-tantangan utama meliputi daerah, waktu, dan peristiwa yang perlu perhatian khusus. Perhatian khusus pertama yang harus di persiapkan antisipasinya adalah, kepastian hotel di Madinah dan Mekkah. Ini menjadi semakin perlu didapatkan informasinya, mengingat sangat menentukan perlakuan dan pembagian kelompok petugas. Jelasnya adalah apakah jemaah kloter kita diinapkan dalam satu hotel, jika tidak berapa kapistas masing-masing hotel. Jika sudah didapatkan informasinya, secara cepat dapat ditentukan pembagian jemaah dimasing-masing hotel. Perhatian khusus kedua adalah konsumsi atau jatah makan. Dapatkan informasi makan di Madinah, Mekkah, dan Armina. Catering mana, berapa nomor petugasnya, berapa kali jatah di Madinah, di Armina. Jika informasi ini didapatkan akan memudahkan untuk pengaturan pengambilan makanan tersebut, jam berapa harus diambil dan siapa petugas yang akan mengambil makanan itu. Perhatian khusus ketiga adalah transportasi. Dapatkan informasi tentang jadwal keberangkatan dari Madinah ke Mekkah, Mekkah ke Armina, Armina ke Mekkah dan Mekkah ke Jeddah, berapa jumlah mobil yang diberikan oleh pihak Muasasah, kapan jadwal keberangkatannya. Pastikan pembagian mobil untuk masing-masing rombongan, dan informasikan dengan jelas jadwal keberangkatan kepada seluruh jemaah melalui Karom dan Karu. 5. Berikan informasi yang jelas, kontinyu dan pasti kepada Jemaah. Gunakan jembatan Karom dan Karu untuk mendistribusikan informasi, tambah lagi dengan forum-forum pertemuan tatkala pemantapan manasik di Hotel Madinah dan Mekkah. Informasi keberangkatan, aturan-aturan penerbangan, administrasi haji, dan mengulang pelajaran manasik. Namun yang perlu dingat hindari debat/diskusi yang menjurus kepada perpecahan. Yang tatkala penting adalah informasi pelaksanaan Haji, bagaimana memberikan pemahaman bahwa persiapan haji itu lebih penting, begitu juga dengan informasi kesehatan dari Tim Kesehatan. Akses informasi terkini tentang kondisi jemaah haji indonesia, berapa yang sakit, meninggal, himbauan-himbaun pemerintah indonesia dan pemerintah Aarab Saudi. Gunakan perangkat Blackberry atau internet untuk mendapatkan info tersebut, lebih murah gunakan provider AXIS, dimulai dari indonesia untuk proses mendapatkannya. Tapi ini bukan promosi AXIS loh, murni hanya untuk memberikan pilihan yang murah dan cepat.

Demikian catatan ringan saya sebagai petugas haji, saya yakin kawan-kawan lain yang pernah jadi petugas pasti punya pengalaman menarik, mudah-mudahan dapat bermanfaat bagi kawan-kawan yang kebetulan membacanya. Satu harapan kepada teman-teman yang mengetahui seluk beluk penetapan Kloter, sekiranya informasi kloter lebih awal didapatkan oleh petugas, atau pembagian petugas lebih awal ditentukan, yakinlah, bahwa pelayanan petugas yang akan bermuara kepada kesuksesan haji jemaah, akan semakin cepat dirasakan, baik pleh petugas maupun jemaah. Semoga ada perhatian dan Allah senantiasa memberikan pertolongan-Nya, Nasrumminallahi wa fathun Qariib, amin ya rabbal alamiin. (***) Penulis adalah:Kasubbag Keuangan dan IKN Kanwil Kemenag Provinsi Riau

FAQ
Back to Top Halaman ini diproses dalam waktu : 0.145670 detik
Diakses dari alamat : 103.7.12.72
Jumlah pengunjung: 686553
Lihat versi mobile
Best Viewed with Mozilla Firefox 1280X768
© Copyright 2013 Pusat Informasi dan Humas Kementerian Agama. All Rights Reserved.