Teknologi Informasi Meningkatkan Kwalitas Layanan Perpustakaan

Ditulis Oleh admin Kamis, 19 Agustus 2010, 11:00
TEKNOLOGI INFORMASI MENINGKATKAN KWALITAS LAYANAN PERPUSTAKAAN Oleh: Agus Saputera Sering kita mendengar pernyataan yang berbunyi bahwa perpustakaan merupakan simbol kemajuan peradaban dan budaya suatu bangsa. Orang mengatakan bahwa bangsa yang maju, yang akan menguasai dunia adalah bangsa yang menguasai informasi dan teknologi, terutama sekali teknologi informasi dan komunikasi. Sehingga tidak heran kalau perkembangan dan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dewasa ini sudah memasuki berbagai aspek kehidupan manusia. Masuknya ICT ini tidak dapat dihindari sehingga juga mempengaruhi dan mewarnai perkembangan perpustakaan di Indonesia. Oleh karena itu agar perpustakaan di Indonesia menjadi maju, berdaya, dan mampu berdiri sejajar dengan perpustakaan di negara-negara maju lain, tak ada cara lain kecuali perpustakaan harus mau memanfaatkan dan mendayagunakan teknologi informasi dengan cara yang tepat dan sesuai, dengan tetap memperhatikan kebutuhan pengguna. Defenisi Teknologi Informasi Menurut Hariyadi (1993) dan Pendit (1994) dalam Dinamika Informasi dalam Era Global (Koswara, 1998), teknologi informasi adalah teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi. Sedangkan Pierce (1992) menyatakan bahwa teknologi informasi dapat dilambangkan sebagai segitiga sama sisi. Tiga titik sudutnya masing-masing adalah automasi (automation), simulasi (simulation) atau model, dan kecerdasan buatan (artificial intelligent). Dalam ruang lingkup perpustakaan, teknologi informasi diartikan sebagai aplikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali (retrieval) dan penyebaran informasi. (Duval, 1992). Dari beberapa defenisi yang dikemukakan di atas menunjukkan bahwa prinsip dari teknologi informasi dalam perpustakaan adalah teknologi yang berkaitan dengan proses pengelolaan informasi/koleksi dengan komputer sebagai unsur utamanya dan/atau ditambah dengan jaringan/alat lain sebagai unsur pendukungnya agar diperolah hasil informasi yang cepat, tepat, dan akurat, dimana bentuk dari teknologi informasi tersebut bisa berupa automasi, simulasi, atau kecerdasan buatan. Alasan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Perpustakaan Ada beberapa alasan mengapa teknologi informasi (ICT) harus diterima di perpustakaan seperti yang dikemukakan oleh Saleh (1998), yaitu: 1. Tuntutan terhadap jumlah dan mutu layanan perpustakaan. Saat ini layanan perpustakaan tidak cukup lagi misalnya seperti layanan baca di tempat dan peminjaman buku perpustakaan. Pemakai perpustakaan sekarang sudah menuntut jenis-jenis layanan lain, seperti layanan informasi terbaru (current awareness services), layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran secara online, dan layanan penelusuran dengan CD-ROM. Selain tuntutan terhadap jumlah layanan yang makin banyak, mutu layananpun dituntut untuk lebih baik. Dalam rangka peningkatan mutu dan jumlah layanan inilah, peran teknologi komputer (informasi) sangat diharapkan. 2. Tuntutan terhadap penggunaan teknologi bersama (Resource Sharing). Seperti kita ketahui, tidak ada satu perpustakaanpun yang bisa memenuhi koleksinya sendiri secara lengkap. Setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain demi memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Karena itu penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membantu, terutama pada perpustakaan-perpustakaan yang koleksinya sangat lemah. Program penggunaan koleksi bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan saling memberikan informasi yang dimilikinya. Dengan bantuan teknologi informasi, layanan-layanan yang diberikan oleh perpustakaan semakin efisien dan mempunyai jangkauan yang luas, global, tanpa batas jarak. Apalagi dengan adanya fasilitas jaringan global (internet), misalnya seseorang dapat mengakses katalog suatu perpustakaan di manapun tempat di dunia ini melalui WEBPAC (Web-Online Publis Access Catalog), asalkan alamat situs (web address) perpustakaan tersebut diketahui. Begitu juga pertukaran informasi dan peminjaman buku antar perpustakaan dapat dilakukan dengan cepat, baik antar perpustakaan dalam satu wilayah, dalam satu negeri, maupun di luar negeri (lbrary resource sharing and inter-library loan). 3. Kebutuhan untuk mengefektifkan dan mengoptimalkan sumber daya manusia. Untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu layanan perpustakaan dimana sumber daya manusia (SDM) di bidang pengolahan data, informasi dan tenaga perpustakaan masih sangat kurang, maka teknologi informasi dapat dioptimalkan pemakaiannya. Selain daripada itu, dari segi jumlah penggunaan staf juga akan menjadi berkurang dan waktu yang digunakan juga lebih hemat. Misalnya untuk melakukan pencarian, pengembalian, dan/atau perpanjangan peminjaman buku, pengguna dapat menggunakan self check machine atau melalui online public acccess catalog (OPAC/WEBPAC) yang terintegrasi dalam sistem perpustakaan digital tanpa harus dilakukan secara manual dengan petugas di meja sirkulasi. 4. Tuntutan terhadap efisiensi waktu. Sekarang ini pelayanan terhadap pemakai perpustakaan semakin mudah dan cepat. Misalnya seseorang ingin mendapatkan suatu artikel tertentu, pada saat pertanyaan diajukan, pada saat itu pula diperoleh jawabannya. Ini hanya dapat terjadi karena adanya bantuan teknologi komputer (Teknologi Informasi). Dengan mengakses pangkalan data yang ada di komputer baik di perpustakaanya maupun perpustakaan lain, akan diperoleh jawaban yang langsung diterima dengan mengirimkan email kepada si penanya. 5. Keragaman informasi yang dikelola. Koleksi perpustakaan kini sudah tidak terbatas pada buku ataupun jurnal, majalah dan sebagainya, tetapi bervariasi dalam berbagai bentuk koleksi audio, video, teks, image, dan koleksi multimedia seperti seperti: cassette, microfilm, microfiche, slide, transparency, CD, VCD, DVD,CD-ROM, e-journal, e-book, e-zine, internet, in-house/online database, dan sebagainya. Dan media penyimpanan data juga sudah semakin mengecil dengan kapasitas simpan yang semakin membesar dan tahan lama. 6. Kebutuhan akan keakuratan layanan informasi. Informasi yang diperoleh oleh pengguna hendaknya tidak hanya diperoleh dalam waktu yang cepat, tetapi juga harus akurat, tepat, relevan dengan apa yang diinginkan oleh pengguna itu. Beberapa alasan yang senada tentang perlunya memanfaatkan teknologi informasi dalam perpustakaan juga pernah dikemukakan. Seperti oleh Salmon (1985), yang menyatakan ada sejumlah alasan yang valid untuk mengaplikasikan komputer (teknologi informasi) di perpustakaan, antara lain ialah untuk melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat atau lebih murah dibanding dengan sistem manual; atau untuk memberikan suatu pelayanan baru. Adapun Main (1992) menyatakan beberapa alasan untuk memanfaatkan teknologi informasi di perpustakaan, antara lain: untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan (increased processing efficiency), memperbaiki layanan kepada pengguna (improved service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved administrative and management information). Semua alasan tersebut merupakan jawaban atas kegagalan sistem manual dan sebagai suatu basis untuk melakukan reorganisasi. Sedangkan Duval (1992) berpendapat bahwa perpustakaan mengaplikasikan komputer untuk sistem kerumahtanggaannya (library housekeeping) dengan berbagai tujuan, antara lain untuk meningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja, memperluas atau menambah jenis layanan baru yang tidak bisa dilakukan dengan sistem manual seperti silang layan (inter library loan). Kusumaningrum (1998) menyatakan bahwa tujuan automasi (pemanfaatan TI) di perpustakaan adalah untuk mengatasi pekerjaan yang menumpuk dan berulang-ulang dengan cara yang sama, meningkatkan efisiensi, memberikan pelayanan baru, serta mengadakan kerjasama dan sentralisasi. Diantara contoh pekerjaannya seperti: pembuatan daftar pengadaan/pemesanan bahan pustaka, administrasi peminjaman bahan pustaka, pencetakan katalog kartu, barcode, pengklasifikasian, kontrol terhadap terbitan berseri, statistik koleksi perpustakaan, dan sebagainya. Dengan adanya pemanfaatan TI, semua kegiatan rutin dan penelusuran informasi di perpustakaan, dokumentasi, dan informasi dapat berjalan mudah, cepat, dan akurat. (Yusuf, 1988). Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Perpustakaan Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: 1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan. 2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Hasil dari penerapan TI tersebut dapat dilihat pada berbagai macam bentuk bidang layanan perpustakaan, antara lain seperti: a. Layanan sirkulasi, reserve, inter library loan b. Layanan referensi dan hasil-hasil penelitian c. Layanan/pengelolaan terbitan berkala: jurnal, majalah, berkala d. Layanan multimedia, audio-visual e. Layanan internet dan computer station f. Keamanan g. Pengadaan koleksi h. Pengelolaan katalog (Online Public Access Catalog). (Arif, 2003). Penerapan teknologi informasi dalam perpustakaan sesungguhnya merupakan bagian yang terintegrasi, saling mempengaruhi, dan berkaitan dengan pemberdayaan perpustakaan dan pustakawan itu sendiri. Pemanfaatan teknologi informasi akan memberdayakan perpustakaan dan pustakawan, dan begitu juga sebaliknya perpustakaan dan pustakawan yang berdaya akan mengoptimalkan kegunaan teknologi informasi. Sebab keberadaan suatu perpustakaan dengan fasilitas dan koleksi yang lengkap belum tentu dapat termanfaatkan secara maksimal kalau sumber daya pustakawannya tidak tersedia dan tidak berkompeten. Demikian juga dengan tersedianya sumber daya pustakawan yang memadai belum tentu dapat berperan secara maksimal, kalau koleksi dan fasilitas perpustakaan tidak memadai/representatif. Kompetensi Pustakawan Agar benar-benar dapat menjalankan peran dan fungsinya khususnya dalam memanfaatkan Teknologi Informasi (TI), ada beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang pustakawan seperti yang dimaksudkan oleh Dewan Direktur Special Libraries Association/SLA (dalam Sudarsono, 2006). Kompetensi tersebut yaitu: 1. Kompetensi Profesional, yang berhubungan dengan pengetahuan teknis dan kemampuan yang mendukung tugasnya dalam memberikan layanan perpustakaan dan informasi. Kompetensi tersebut meliputi kemampuan sebagai berikut: (1). Mempunyai pengetahuan atas isi sumberdaya informasi, termasuk kemampuan mengevaluasinya secara kritis, apabila diperlukan penyaringan. (2). Memiliki pengetahuan subyek khusus yang cocok dan diperlukan oleh organisasi induk atau pengguna jasa. (3). Mengembangkan dan mengelola jasa informasi yang nyaman, mudah diakses, dan hemat biaya (cost effective) sejalan dengan arah strategis organisasi. (4). Menyediakan pedoman dan dukungan untuk pengguna jasa. (5). Mengkaji kebutuhan informasi dan nilai tambah jasa informasi dan produk yang memenuhi kebutuhan. (6). Menggunakan teknologi informasi yang sesuai untuk mengadakan, mengorganisasikan, dan menyebarkan informasi. (7). Menggunakan pendekatan manajemen dan bisnis dalam mengkomunikasikan pentingnya jasa informasi. (8). Menghasilkan produk informasi khusus untuk digunakan di dalam maupun di luar organisasi, atau oleh pengguna perorangan. (9). Mengevaluasi hasil penggunaan informasi dan melakukan riset yang berhubungan dengan permasalahan manajemen informasi. (10). Secara terus-menerus meningkatkan jasa informasi untuk menjawab tantangan dan perkembangan. 2. Kompetensi Personal, yaitu ketrampilan menggambarkan satu kesatuan ketrampilan, perilaku dan nilai yang dimiliki pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, menjadi komunikator yang baik, selalu meningkatan pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai lebihnya serta dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya. Kompetensi ini meliputi kemampuan sebagai berikut: (1). Melakukan pelayanan prima. (2). Mencari tantangan dan melihat peluang baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan. (3). Berwawasan luas. (4). Mencari mitra kerja. (5). Menciptakan lingkungan yang saling menghargai dan mempercayai. (6). Memiliki ketrampilan berkomunikasi. (7). Bekerja baik dengan sesama anggota tim. (8). Memeberikan kepemimpinan. (9). Merencanakan, membuat prioritas dan fokus pada hal-hal yang kritis. (10). Setia dalam belajar sepanjang hidup dan karir pribadi. (11). Memiliki ketrampilan bisnis dan menciptakan peluang baru. (12). Mengakui nilai profesional kerjasama dan kesetiakawanan. (13). Luwes dan bersikap positif dalam masa yang berubah. Peningkatan kemampuan pustakawan juga diharapkan terutama dalam hal pengoperasian komputer, perancangan program aplikasi, penguasaan bahasa Inggris dan/atau bahasa asing lainnya. Karena dalam pengoperasian komputer dan aplikasi-aplikasinya tidak akan pernah lepas dari Bahasa Inggris. Upaya peningkatan kemampuan tersebut tersebut dapat dilakukan melalui sarana lembaga pendidikan pelatihan dan organisasi profesi pustakawan (seperti IPI). Penutup Pemanfaatan teknologi informasi dan aplikasinya dalam perpustakaan sudah menjadi suatu keharusan pada saat ini, khususnya bagi Indonesia. Karena pemanfaatan teknologi informasi tersebut akan menjadikan perpustakaan maju, berdaya, dan mampu berdiri sejajar dengan perpustakaan-perpustakaan maju milik bangsa lain. Oleh karena itu pemanfaatannya harus dilakukan secara tepat dan benar, dengan tetap menyesuaikan kepada kondisi dan kebutuhan pengguna. Teknologi informasi yang digunakan secara tepat dan sesuai akan menjadikan proses pengolahan informasi, dokumentasi, dan pengelolaan perpustakaan berjalan cepat, tepat, akurat, efektif, efisien, ekonomis, dan bervariasi. Dengan demikian akan turut mendukung terwujudnya perpustakaan dan pustakawan yang maju dan berdaya sehingga mampu memberikan kwalitas layanan yang setinggi-tingginya kepada pengguna. Begitu juga sebaliknya perpustakaan dan pustakawan yang berdaya akan mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi. Banyak faktor yang harus dipertimbangkan agar pemanfaatan teknologi informasi dalam perpustakaan berjalan sukses dan lancar diantaranya sumberdaya pustakawan (human resource), kebijakan pemilik modal/pemegang kepentingan (stake holder policy), ketersediaan koleksi, sarana, dan fasilitas (avaibility of collection/information resourse and facility, dan kebutuhan pengguna (user`s need). Namun sayangnya sumberdaya pustakawan Indonesia belum sepenuhnya siap menggunakan kemajuan teknologi informasi, disamping itu infrastuktur dan fasilitas sebagian besar perpustakaan juga masih minim, akibatnya teknologi informasi belum termanfaatkan secara optimal. Oleh karena itu pustakawan harus mempersiapkan diri dengan berbagai macam ketrampilan, keahlian, kompetensi, dan keprofesionalan serta memiliki strategi yang tepat dalam menghadapi masyarakat informasi. Dengan demikian pengguna (masyarakat) akan mendapatkan layanan yang berkwalitas tinggi dan akses yang sebesar-besarnya terhadap informasi.